第一章 总则

第一条  为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据新修订的《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《甘肃省档案条例》等法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校在招生、教学、科研和管理等活动中直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案馆负责全校档案工作，集中统一管理各类档案，维护学校档案的完整与安全。

第二章 管理机构及其职责

第四条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案资料的专门机构，其业务接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条  学校建立由各二级单位分管档案工作负责人及专（兼）职档案员组成的档案工作小组。各二级单位分管办公室工作的负责人为本单位档案工作分管领导，办公室主任为档案工作责任人，负责本单位档案的收集、整理、组卷、归档和移交工作。

第六条  需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，经学校档案馆同意可以设立分室单独保管。档案分室由所在单位负责管理，并定期向档案馆移交档案。

第七条 学校档案馆主要职责：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规，综合规划学校档案工作，拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(二)指导、监督、检查校内各单位的立卷归档工作；

(三)负责对全校不同载体的各类归档材料的鉴定、分类、组卷、排架、统计、保管工作；

(四)负责档案数字信息化建设和电子文件归档工作，编制档案检索工具，编研、出版档案史料；

(五)为学校教学、科研、行政管理及师生提供档案的查阅、复印与咨询服务；

(六)建立健全档案工作网络，负责对全校专、兼职档案员进行业务培训、考核和奖励；

(七)开展档案学术研究和交流活动，提高档案人员的素质和档案工作水平；

(八)开展校史研究工作。

第三章 档案的归档和管理

第八条  归档材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式的原件。各单位应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第九条 学校档案分为党群类、行政类、教学类、科研类、人事类、外事类、财会类、基本建设类、仪器设备类、声像类、实物类、出版物类等12大类。各类文件材料的归档范围和保管期限由档案馆会同各归档单位制定，归档的材料包括纸质和电子文件、照片、录音、录像等载体形式。

(一)党群类：主要包括学校党委、工会、共青团、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。

(三)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)的相关规定执行。

(四)科研类：按国家档案局、科技部令颁布的《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。

(五)人事类：包括纳入高等学校管理的教职工人事档案、干部人事档案，按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

(六)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉称号等的材料。

(七)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)和甘肃省财政厅、甘肃省档案局印发的《甘肃省会计档案管理办法实施细则》(甘财会〔2016〕35号)执行。

(八)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)和国家档案局发布的《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）执行。

(九)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(十)声像类：主要包括学校在教学、科研及管理过程中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等。

(十一)实物类：主要包括学校在各种活动中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌等；学校及各下属部门因机构变更或撤销、合并而停止使用的公章；上级领导及社会知名人士为学校所作的贺信、题词和画作;学校在对外交往中接受的各种纪念品，学校大型活动中制作的纪念品；学校不同时期的工作证、校徽、校牌以及其他能够反映学校发展的有保存价值的实物等。

(十二)出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、学术刊物的审稿单、原稿、样刊及出版发行记录等。

第十条  归档要求

（一）实行档案材料形成单位预立卷制度。各单位应当在档案馆的指导下，按照要求及时完成本单位档案的收集、整理、立卷、移交工作。

（二）实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档制度。各归档单位在移交纸质档案材料时，同时将相应的电子档案一并向档案馆移交。

（三）归档材料必须为原件，应当格式统一、质地优良，书绘工整，声像清晰，符合行业标准和规范。

（四）移交档案材料应当填写移交清册，写明移交档案材料的题名、页数、移交时间、移交人等项目，交接双方要签名盖章。

第十一条  归档时间

（一）学校各单位、各学院形成的档案材料应在次年6月底前完成归档。

（二）科研类档案应当在项目完成验收后3个月内归档，基建类档案应当在项目完成竣工验收后3个月内归档，仪器设备在开箱验收后及时将技术文件归档。

（三）人事档案应在人事材料形成后2个月内归档。

（四）学校举行重大活动，如党和国家领导人来校视察、召开党代会、教职工代表会、校庆等，由牵头部门负责在活动结束后2个月内归档。

（五）特别重要的档案，应当随时归档。因特殊原因需提前或延后归档的材料，归档单位可同档案馆协商确定归档时间。

第十二条 学校档案馆对移交入馆的各类档案实行科学的鉴定、分类、组卷、排架，编制适合现代化管理需要的检索工具，实行信息化管理，提高科学管理水平和服务质量。

第十三条 学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色、霉变的档案，应当及时修复，并进行数字化处理，形成电子档案保管。

第十四条 学校档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令 第8号〔2006年9月18日〕），确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报档案工作委员会批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十五条 学校档案馆应定期检查馆藏档案情况，及时消除安全隐患。建立健全各门类档案台账，认真执行档案统计年报制度，及时向相关业务主管单位报送档案工作统计报表。

第十六条  学校档案馆要建立健全库房管理制度，库房环境和设施要达到“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光、防有害气体）要求；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案馆。

第十七条  教职员工个人在从事教学、科研、党政管理等公务活动中形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时交由单位归档，任何个人不得私自保存，更不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳模、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式移交档案馆保存。

第十八条 在学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品等，应交由学校档案馆集中统一管理。

第四章 档案的利用和公布

第十九条  学校档案馆按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或境外个人利用档案的，按照国家有关规定执行。

第二十一条  学校保存的档案主要为教学、科研服务，学校各单位和个人可按规定查阅利用档案。若查阅利用非本单位归档的重要档案或利用的档案涉密，须经归档单位同意或由归档单位授权档案馆审批，方可查阅复制。若查阅的档案涉及机密或者重大事项的，需经学校保密工作委员会主任审批。

第二十二条  学校档案馆提供查阅和利用的重要档案，原则上一律不提供原件；如有特殊需要，经档案馆负责人批准后可借阅或提供复印件。

第二十三条  未经学校档案馆批准，在阅档过程中，不得擅自拍摄档案内容，严禁泄露档案信息。

第二十四条  学校档案馆是学校出具档案证明材料的唯一机构，加盖档案馆印章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十五条  学校档案馆应当为师生和校友利用档案创造便利条件，用于个人和公益目的，不收取费用；用于营利或商业目的，按照有关规定合理收取费用。学校各单位、社会组织、个人移交捐赠档案，档案馆优先无偿为其提供查阅及利用服务。

第五章 档案信息化建设

第二十六条 加强对纸质档案的数字化处理和档案信息资源的收集归档，强化档案目录数据库、全宗数字化档案数据库及专门数据库建设。

第二十七条 积极推进档案信息化系统建设，实现与OA办公系统、智慧校园等信息平台的相互衔接，发挥档案信息化资源的整体效益。

第二十八条 对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，应制定相应措施，确保电子档案的真实、完整和安全。

第六章 条件保障

第二十九条 档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十条 学校对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行维修改造或扩建。

第七章 奖励与处罚

第三十一条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十二条 有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第三十三条  本办法自公布之日起施行，由学校档案馆负责解释。